Pengertian Dan Karakteristik dari Administrasi Perkantora

 

Pengertian Administrasi Perkantoran menurut Para Ahli

1.   Menurut Wh Evans pada tahun 1963 menerangkan bahwa administrasi perkatoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap pengoperasian perusahaan tentang adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan, dan komunikasi organisasi.

2.   Menurut Arthur Grager pada tahun 1958, administrasi perkantoran adalah memiliki fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.

3.   Menurut George Terry pada tahun 1966 menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

4.   Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson pada tahun 1950 mengatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkatoran secara efisien, dimana, dan kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.

5.   Menurut Institute of Administrative management di pertengahan 1990 an, menyebutkan bahwa manajemen perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang berfokus di layanan untuk bisa memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu merencanakan maupun mengkomunikasikannya yang berguna dalam mengamankan suatu aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi tersebut secara sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.

6.   Dari pengertian administrasi perkantoran diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu rangkaian tindakan dalam merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan dengan tertip pada pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk bisa menunjang pada tercapainya tujuan organisasi tersebut.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak 
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi 
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan 
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik  
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor 
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
• Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
• Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 
• Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
• Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 
• Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

• Penggunaan peralatan dan perabot kantor
• Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
• Kualitas pekerjaan kantor 
• Pelayanan kantor 
• Waktu
• Biaya perkantoran

ININ LINK UNTUK MENUJU FACEBOOK :
www.facebook.com 

INI LINK UNTUK MENUJU TWITTER  :
www.twitter.com

INI LINK UNTUK MENUJU YOUTUBE :
www.youtube.com

,